Confidențialitate

Introducere 

Stan Legal (denumită în continuare, „Biroul de avocatură”)  este operator de date personale.

Protecția corespunzătoare a datelor cu caracter personal este un obiectiv important pentru noi.

Prezenta politică urmărește să sumarizeze abordarea Biroului de avocatură ca operator de date cu caracter personal (“Politica”) și este adresată persoanelor fizice din afara organizației cu care Biroul de avocatură vine în contact, inclusiv clienți și vizitatori ai site-ului, parteneri sau potențiali parteneri contractuali sau reprezentanți contractuali / legali, salariați ai partenerilor sau potențialilor parteneri contractuali sau altor entități sau persoane cu care interacționăm în contextul activității noastre, precum experți, mediatori, alți consultanți sau persoane privite de dosarele în care suntem implicați (oricare, fiind denumit in continuare „dumneavoastră”).

Prezentul document urmărește, mai concret, să furnizeze următoarele informații:

1. identitatea și datele de contact ale operatorului –rugăm a se vedea Secțiunea 1;
2. datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor din cadrul Stan Legal – rugăm a se vedea Secțiunea 2;
3. categoriile de date personale prelucrate – rugăm a se vedea Secțiunea 3;
4. scopurile în care sunt prelucrate de Stan Legal date cu caracter personal, precum și temeiul juridic al prelucrării – rugăm a se vedea Secțiunea 4. Este foarte posibil ca nu toate scopurile menționate în această Politică să fie relevante pentru dumneavoastră.
5. în cazul în care prelucrarea se face în scopul intereselor legitime ale Biroului de avocatură, indicarea intereselor respective – rugăm a se vedea Secțiunea 5;
6. destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal – rugăm a se vedea Secțiunea 6;
7. dacă este cazul, intenția operatorului de a transfera date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională – rugăm a se vedea Secțiunea 7;
8. perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau criteriile utilizate pentru a stabili perioada respectivă – rugăm a se vedea Secțiunea 8;
9. existența dreptului de a solicita operatorului, în ceea ce privește datele cu caracter personal referitoare la persoana vizată, accesul la acestea, rectificarea sau ștergerea acestora sau restricționarea prelucrării sau a dreptului de a se opune prelucrării, precum și a dreptului la portabilitatea datelor și excepțiile și limitele acestor drepturi – rugăm a se vedea Secțiunea 9;
10. existența dreptului de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia, precum și excepțiile și limitele acestui drept – rugăm a se vedea Secțiunea 9;
11. dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere – rugăm a se vedea Secțiunea 9;
12. dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligație legală sau contractuală sau o obligație necesară pentru încheierea unui contract, precum și dacă persoana vizată este obligată să furnizeze aceste date cu caracter personal și care sunt eventualele consecințe ale nerespectării acestei obligații – rugăm a se vedea Secțiunea 10;
13. existența unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri – rugăm a se vedea Secțiunea 11.
14. aspecte terminologice și o serie de alte informații – rugăm a se vedea Secțiunea 12.

Politica Stan Legal are in vedere prevederile Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE. Aceasta poate fi actualizată din când în când pentru a reflecta schimbările în practica Stan Legal privind prelucrarea de date cu caracter personal sau schimbări în legislația aplicabila. 

Această Politică a fost redactată cu intenția de a fi ușor de citit și înțeles. Pentru informații suplimentare, vă rugăm să folosiți datele de contact menționate în Secțiunea 2 de mai jos.

1. Identitatea și datele de contact ale operatorului

Operatorul de date personale este Stan Valentina Maria – Cabinet de Avocat, cu sediul în București. Datele de contact generale includ E-mail: contact@stanlegal.ro și telefon: (+4)0724.973.061.

2. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor

În vederea facilitării interacțiunii dintre Stan Legal și dumneavoastră cu privire la domeniul protecției datelor cu caracter personal, Stan Legal  asigură posibilitatea contactării persoanei responsabile în ceea ce privește protecția datelor având caracter personal, la adresa de email: dpo@stanlegal .ro sau prin telefon: (+4)0724.973.061.

3. Categorii de date personale care pot fi prelucrate de Stan Legal

Stan Legal poate prelucra, în funcție de situație, (a) atât date cu caracter personal obținute de la dumneavoastră, (b) cât și de date cu caracter personal care nu au fost obținute de la dumneavoastră (ci din surse publice sau alte surse terțe).

Marea majoritate a situațiilor sunt inerente activității unei firme de avocatură, unele fiind și cu totul în afara oricărei posibilități de prevenire, precum primirea nesolicitată a unui email de la un terț.

Informațiile cu caracter personal pe care Stan Legal le poate prelucra pot, astfel, include, în funcție de situație:

1. Informații de contact, ca de exemplu, adresa dumneavoastră poștală, adresa de e-mail și numărul / numerele de telefon, numele dumneavoastră, societatea la care lucrați, funcția sau poziția dumneavoastră;
2. Informații de identitate, ca de exemplu, statut marital, nume complet (inclusiv patronimul sau formula de adresare), data și anul nașterii, sex, fotografie, alte date din acte de identitate sau legate de forme de exercitare a profesiei;
3. Informații tehnice, ca de exemplu informații generate ca urmare a politicii noastre de securitate IT, a accesării de către dumneavoastră a internetului din sediul nostru sau a materialelor și comunicărilor pe care vi le trimitem în format electronic;
4. Informații financiare, ca de exemplu informații referitoare la plăți, precum contul bancar;
5. Informații cu relevanță pentru procedurile de acceptare de proiecte, colaborări sau noi parteneri, inclusiv soliditate financiară și aspecte reputaționale;
6. Informații profesionale;
7. Informații despre istoricul unei persoane (de exemplu, din CV-uri);
8. Alte informații cu caracter personal furnizate nouă de către sau în numele partenerilor noștri contractuali sau obținute de noi din surse publice;
9. Informații generate de noi în cadrul asistenței juridice oferite unui client sau altor activități ale Biroului de avocatură, care pot include și categorii speciale de date, cu ocazia, de exemplu, a unor verificări reputaționale;
10. Orice alte informații referitoare la persoana dumneavoastră pe care este posibil să ni le furnizați sau să ne parvină indirect, chiar cu totul independent de abordarea Stan Legal, și care pot include și categorii speciale de date.

4. Scopurile prelucrării de date cu caracter personal de către Stan Legal și temeiurile prelucrării.

5. Interese legitime ale Stan Legal

După cum se detaliază mai jos, marea majoritate a prelucrărilor de date personale efectuate de Stan Legal în relația cu persoane din exteriorul societății privesc scopuri bazate pe interese legitime.

Acestea, după caz, includ:

1. Interesul legitim în minimizarea relaționării cu persoane fizice sau juridice care pot prezenta riscuri crescute juridice, financiare sau reputaționale.
2. interesul legitim în buna executare a contractelor cu clienții noștri sau alți parteneri contractuali;
3. interesul legitim de promovare a brandului, expertizei și reputației Stan Legal în limitele permise de legislație și regulile profesiei, inclusiv în contextul organizării sau participării la diverse conferințe seminarii sau alte evenimente sau contribuții științifice sau informative către clienți, potențiali clienți sau alte persoane/entități;
4. interesul legitim de dezvolta și implementa relații eficiente cu furnizorii și alți parteneri contractuali;
5. interesul legitim de dezvoltare și menținere a unei infrastructuri adecvate, inclusiv la nivel IT și de comunicare, corelată cu evoluțiile activităților;
6. interesul legitim de dezvoltare și menținere a unei baze de know-how adecvate raportat la activitățile Stan Legal;
7. intersul legitim de buna organizare scriptică a activității, inclusiv de gestionare eficientă a corespondenței și arhivei;
8. interesul legitim în menținerea siguranței și securității personalului, spațiilor, bunurilor și operațiunilor
9. interesul legitim în exercitarea drepturilor legale și contractuale si apărarea acestora în fața instanțelor și autorităților competente, inclusiv, dacă este cazul, prin acțiuni de recuperare de creanțe sau prezervare mijloace potențiale de probă;
10. interesul legitim de promovare a obiectivelor Stan Legal în cadrul sectorului juridic și în relația cu organele profesiei, camere de comerț, autorități publice și alți actori relevanți, inclusiv alte firme de avocatură din România și străinătate;
11. cu caracter mai general, interesul legitim în buna derulare, dezvoltare, protejare și promovare a activităților sale conform obiectului de activitate
12. interesul legitim de a colabora sau interacționa cu entități specializate terțe pentru orice aspect relevant pentru cele de mai sus, inclusiv legat de infrastructura IT, contabilitate, legislația din alte jurisdicții în măsura relevantă sau solicitată de clienți, dezvoltarea de parteneriate.

De asemenea, pe baza consimțământului dumneavoastră și în limitele legislației, vă putem transmite diverse comunicări prin canalele electronice pe care le-ați aprobat pentru a vă ține la curent cu privire la unele evoluții în domeniul juridic, anunțuri și alte informații cu privire la analizele și evenimentele noastre.

6. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal

Categoriile de destinatari ai datelor pot fi, după caz:

• furnizori externi în domeniul IT, contabil, fiscal, tehnic, asigurări, servicii cloud, telefonie, e-mail, arhivare;
• instanțe judecătorești sau arbitrale, precum și alte autorități și instituții publice (de ex. Registrul Comerțului, Cartea Funciară, Arhiva Electronică, Autoritatea Națională pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, Agenția Națională de Administrare Fiscală, organe de urmărire penală, organe de ordine publică și siguranță națională, Consiliul Concurenței);
• alte persoane din cadrul entității pe care o reprezentați/în cadrul căreia lucrați/ sunteți înmatriculat;
• alți avocați (inclusiv alte forme de exercitare a profesiei cu care colaborăm în furnizarea serviciilor), specialiști (inclusiv mediatori, consilieri în proprietate industrială), consultanți sau experți implicați în serviciile pe care le acordăm sau în alte proiecte în care suntem implicați;
• persoane relevante pentru corespondența primită de Stan Legal sau alte persoane implicate în proiectele în legătură cu care corespondența a avut loc sau consultanți ai acestora;
• alți parteneri contractuali și contractanți ai acestora, precum societăți de catering sau implicate în organizare de evenimente sau de transmitere de invitații sau alte comunicări.

7. Posibilitatea de transfer de date cu caracter personal către o țară terță

Stan Legal nu anticipează vreun transfer către țări în afara Uniunii Europene în legătură cu marea majoritate a scopurilor menționate mai sus.

Stan Legal nu transferă date personale în scopuri promoționale, dar poate fi implicat în transferuri de date în contextul asigurării asistenței profesionale în funcție de jurisdicțiile implicate.

Ocazional, transferuri mai pot avea loc în legătură cu gestiunea administrativ-financiară a contractelor încheiate sau pentru relaționare cu alte firme de avocatură, alte tipuri de consultanți, asigurători sau entități de evaluare a profesiei de avocat, inclusiv de elaborare de clasamente (de exemplu, persoane de contact).

Orice transfer de date personale în state în afara Uniunii Europene se va face doar în măsura necesară scopurilor de prelucrare menționate la Secțiunea 3 de mai sus și cu respectarea legislației în vigoare.

8. Perioada de stocare

Cu privire la prelucrarea de date pentru monitorizarea / asigurarea securității persoanelor / spațiilor / bunurilor prin camere video de tip CCTV, în contextul activităților companiei Stan Legal, ca regulă, datele cu caracter personal ale dumneavoastră pot fi stocate pentru perioade de până la 30 de zile, după caz. În situația identificării între timp a unor cazuri care necesită mai mult timp de stocare (de exemplu, identificarea unei fapte reprobabile sau solicitarea de cooperare din partea unei autorități) se vor avea în vedere:

• duratele prevăzute de alte legislații specifice;
• duratele maximale în care aspecte de răspundere juridică ar putea fi atrase de Stan Legal sau față de Stan Legal; și
• durata necesară din punct de vedere practic la expirarea perioadelor legale sau de prescriptie juridică pentru anonimizarea sau eliminarea efectivă.

Cu privire la celelalte scopuri de prelucrare, datele cu caracter personal ale dumneavoastră pot fi stocate pentru perioade determinate conform următoarelor criterii:

• duratele prevăzute de legislații specifice (precum legislația contabilă sau legea Arhivelor Naționale);
• duratele în care aspecte de răspundere juridică ar putea fi atrase față de Stan Legal sau de Stan Legal;
• dacă este cazul, durata colaborării; și
• durata necesară din punct de vedere practic la expirarea perioadelor legale sau de prescriptie juridică pentru anonimizarea sau eliminarea efectivă, având în vedere dificultățile de identificare a momentului de colectare a unor date.

Stan Legal urmărește o abordare minimalistă a prelucrării, inclusiv prin stocare, a datelor cu caracter personal, scop în care are în vedere evaluarea din timp în timp a posibilităților practice și riscurilor ștergerii, anonimizării sau unor măsuri similare cu privire la datele cu caracter personal prelucrate.

9. Drepturile și limitele drepturilor pe care le au persoanele vizate

Orice persoană ale cărei date personale sunt prelucrate de Stan Legal are drepturile prevăzute de legislația aplicabila, în limitele descrise acolo si menționate mai jos.

În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, Stan Legal poate fie să perceapă o taxă rezonabilă, fie să refuze să dea curs cererii.

De asemenea, în cazul în care Stan Legal are îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează o cerere de exercitare a drepturilor, poate solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.

Cu caracter general, drepturile pot cunoaște limite în baza dreptului Uniunii Europene sau dreptului intern; asemenea limitări pot avea scopul de a asigura: a) securitatea națională; b) apărarea; c) securitatea publică; d) prevenirea, investigarea, depistarea sau urmărirea penală a infracțiunilor sau executarea sancțiunilor penale, inclusiv protejarea împotriva amenințărilor la adresa securității publice și prevenirea acestora; e) alte obiective importante de interes public general ale Uniunii Europene sau ale unui stat membru, în special un interes economic sau financiar important al Uniunii Europene sau al unui stat membru, inclusiv în domeniile monetar, bugetar și fiscal și în domeniul sănătății publice și al securității sociale; f) protejarea independenței judiciare și a procedurilor judiciare; g) prevenirea, investigarea, depistarea și urmărirea penală a încălcării eticii în cazul profesiilor reglementate; h) funcția de monitorizare, inspectare sau reglementare legată, chiar și ocazional, de exercitarea autorității oficiale; (i) protecția persoanei vizate sau a drepturilor și libertăților altora; (j) punerea în aplicare a pretențiilor de drept civil.

9.1 Dreptul de acces al persoanei vizate

Dreptul de a obține o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării nu aduce atingere drepturilor și libertăților altora.

9.2 Dreptul la rectificarea datelor personale

9.3 Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

Dreptul la ștergerea datelor cunoaște următoarele limite: a) existența unui alt temei juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal decât consimțământul; b) existența unor motive legitime ale Stan Legal care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal; c) în cazul în care prelucrarea datelor cu caracter personal presupune exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare; d) în cazul în prelucrarea datelor cu caracter personal presupune respectarea unei obligații legale sau îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorități oficiale; e) din motive de interes public în domeniul sănătății publice; f) în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice; g) în cazul în prelucrarea datelor cu caracter personal presupune constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

9.4 Dreptul la restricționarea prelucrării, doar în următoarele cazuri:

1. a) persoana vizată contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care îi permite operatorului să verifice exactitatea datelor; (b) prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (c) operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; sau (d) persoana vizată s-a opus prelucrării în conformitate cu articolul 21 alineatul (1), pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate.

9.5 Dreptul la portabilitatea datelor

Dreptul la portabilitatea datelor nu se aplică în cazul în care: a) prelucrarea nu se bazează pe consimțământ sau pe un contract; sau (b) prelucrarea nu este efectuată prin mijloace automate.

9.6 Dreptul la opoziție

Dreptul la opoziție nu se aplică în cazul în care prelucrarea se bazează pe temeiul interesului legitim, sau pe temeiul reprezentat de necesitatea prelucrării pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public.

Dreptul la opoziție nu se aplică nici în cazul în care Stan Legal demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau că scopul privește constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

9.7 Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere

9.8 Dreptul de a retrage consimțământul

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia sau procesarea are loc pe alt temei (i.e. interesul legitim).

10. Dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligație legală sau contractuală sau o obligație necesară pentru încheierea unui contract, precum și dacă persoana vizată este obligată să furnizeze aceste date cu caracter personal și care sunt eventualele consecințe ale nerespectării acestei obligații

În general, furnizarea datelor personale nu corespunde unei obligații legale pentru Dvs. Poate corespunde unei obligații contractuale pe care v-ați asumat-o (de exemplu, de a vă prezenta la o anumită dată pentru semnarea unui document cu certificarea identității părților de avocat).

Neobținerea datelor cu caracter personal poate duce, după caz la imposibilitatea implicării Stan Legal într-o relație contractual (de exemplu, dacă nu putem respecta propriile obligații legale de cunoaștere a clientelei), sau la limitarea a ceea ce putem să facem împreună sau a posibilităților Stan Legal de a-și urmări interesele legitime.

11.Existența unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri

Stan Legal nu folosește astfel de procese în prezent. În cazul în care acest aspect se va schimba, prezenta politică va fi actualizată în timp util, Stan Legal urmărind respectarea legislației în consecință.

12. Precizări terminologice. Alte informații.

12.1 Precizări terminologice

În această politică termenii subliniați mai jos au înțelesul detaliat în această secțiune.

„operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

„persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

„autoritate de supraveghere” înseamnă o autoritate publică independentă instituită de un stat membru pentru reglementarea și supervizarea domeniului și legislației pentru protecția datelor cu caracter personal. În România, autoritate de supraveghere este Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (adresă website http://www.dataprotection.ro/).

„date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă;

„prelucrare” “prelucrate” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

„date speciale cu caracter personal” înseamnă datele cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.

12.2 Alte informații

Prezenta Politica este aplicabila începând cu data 25 mai 2018.